Control de costes de obra: cómo saber el margen antes de cerrarla
El margen de cada obra, cuando todavía puedes corregirlo.
Así llevo cada mes el presupuesto frente a lo real por partidas, el coste comprometido, el avance y la previsión a fin de obra. Sirve para constructoras, ingenierías, instaladoras, talleres y fábricas que trabajan por pedido.
Por Pablo Prado Marrón, director financiero externo · Actualizado el 22 de octubre de 2026
¿Qué es el control de costes de obra y para qué sirve?
El control de costes de obra consiste en comparar cada mes, partida a partida, lo presupuestado con lo gastado y lo comprometido, medir el avance y estimar cuánto costará acabar. Así sabes el margen final de cada obra mientras aún puedes corregirlo: renegociar una subcontrata, reclamar un adicional o ajustar el equipo. Sirve igual para proyectos y fabricación por pedido.
Por qué te enteras del margen de la obra cuando ya está cerrada.
En muchas empresas de obra y de proyectos el margen se conoce así: se termina la obra, llegan las últimas facturas, alguien suma y sale lo que sale. Ya no hay nada que corregir.
Los números llegan tarde por tres motivos. Las facturas de proveedores y subcontratas entran semanas después del trabajo. Las horas de tu gente se imputan a ojo, o no se imputan. Y nadie apunta lo que ya está pedido y firmado pero aún no facturado. La contabilidad de tu gestoría puede estar bien hecha, pero está pensada para Hacienda, no para decirte cómo va cada obra.
Y esto que se llama control de costes en construcción no es solo cosa de constructoras: una ingeniería, una instaladora, un taller de calderería o una fábrica que trabaja por pedido tienen el mismo problema y la misma solución. Donde digo obra, pon proyecto o pedido.
Cómo hacer el control de costes de una obra: las cinco piezas.
- Presupuesto por partidas. El de la oferta, desglosado igual que vas a registrar el coste: materiales, mano de obra propia, subcontratas, maquinaria y medios auxiliares, y gastos generales de obra imputados. Si presupuesto y contabilidad no hablan el mismo idioma, no hay comparación posible.
- Coste real. Lo ya facturado por proveedores y subcontratas y las horas de tu gente a su coste hora completo.
- Coste comprometido. Pedidos y contratos firmados que aún no se han facturado. Es coste aunque no haya factura: si no lo cuentas, la obra parece ir mejor de lo que va.
- Porcentaje de avance. Cuánto de la obra está hecho, medido por producción (mediciones, unidades, hitos) o por coste (coste incurrido entre coste total previsto). Yo lo mido de las dos formas y miro si cuadran.
- Previsión a fin de obra y desviación. Coste real, más comprometido, más lo que falta por gastar según el jefe de obra. Frente al presupuesto, te da la desviación de cada partida y el margen con el que vas a cerrar.
Margen de una obra: un ejemplo que parecía ir bien.
Pongamos una obra vendida por 1.000.000 €, con 850.000 € de coste presupuestado: un 15 % de margen. Va por el 60 % de avance y lleva gastado el 59,6 % del presupuesto. Mirando solo eso, va clavada. Es un ejemplo, no un cliente.
| Partida | Presupuesto | Coste real | Comprometido | Falta por gastar | Previsión final | Desviación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Materiales | 320.000 € | 190.000 € | 95.000 € | 45.000 € | 330.000 € | +10.000 € |
| Mano de obra propia | 180.000 € | 125.000 € | 0 € | 95.000 € | 220.000 € | +40.000 € |
| Subcontratas | 220.000 € | 110.000 € | 85.000 € | 45.000 € | 240.000 € | +20.000 € |
| Maquinaria y medios auxiliares | 60.000 € | 40.000 € | 10.000 € | 20.000 € | 70.000 € | +10.000 € |
| Gastos generales de obra | 70.000 € | 42.000 € | 0 € | 28.000 € | 70.000 € | 0 € |
| Coste total | 850.000 € | 507.000 € | 190.000 € | 233.000 € | 930.000 € | +80.000 € |
| Margen | 150.000 € (15 %) | · | · | · | 70.000 € (7 %) | -80.000 € |
Con lo comprometido y lo que falta, la obra no acaba en un 15 % de margen sino en un 7 %: más de la mitad del margen se ha ido en horas de más y en pedidos firmados por encima del presupuesto. Verlo al 60 % de avance deja tiempo para reclamar adicionales, renegociar lo que falta por contratar y reorganizar el equipo. Verlo al cerrar, no.
Control de costes de obra en Excel: las columnas de la hoja.
En una hoja de cálculo o en tu programa de gestión (ERP): una hoja por obra, una fila por partida y un resumen de las obras abiertas.
| Columna | Qué es | De dónde sale |
|---|---|---|
| Partida | Materiales, mano de obra, subcontratas, maquinaria y gastos generales | Presupuesto de la oferta |
| Presupuesto | Coste previsto, más los modificados que el cliente ha aprobado | Oferta y modificados firmados |
| Coste real | Facturas recibidas y horas imputadas a coste hora completo | Contabilidad y partes de horas |
| Comprometido | Pedidos y contratos firmados sin facturar | Pedidos de compra y contratos de subcontrata |
| Falta por gastar | Lo que queda por contratar o por hacer | Jefe de obra o de proyecto |
| Previsión final | Real más comprometido más falta por gastar | Cálculo |
| Desviación | Previsión final menos presupuesto, en euros y en % | Cálculo |
| Avance | Porcentaje hecho, por producción y por coste | Mediciones y coste real |
| Producido, certificado y cobrado | Lo hecho a precio de venta, lo certificado y lo cobrado | Mediciones, certificaciones y banco |
La última fila une el margen con la caja: lo producido y no certificado, y lo certificado y no cobrado, es dinero que ya has puesto tú.
Cada cuánto revisarlo: en el cierre de cada mes.
Una vez al mes, todas las obras abiertas. Las grandes o las que ya se desvían, cada semana.
En los primeros días del mes, cada jefe de obra imputa las horas, registra los pedidos nuevos, mide el avance y actualiza lo que falta por gastar. Administración carga las facturas recibidas y estima las que faltan. Con eso nos sentamos: obra por obra, previsión final frente a presupuesto.
La revisión tiene que acabar en decisiones con nombre y fecha: este adicional se reclama esta semana, esta subcontrata se renegocia, esta obra se certifica el día 25. Si solo sirve para mirar números, al tercer mes deja de hacerse.
La obra en curso en contabilidad y en caja.
La obra en curso es lo hecho y aún no certificado ni facturado. En contabilidad, cuándo y cómo se reconoce el ingreso lo regula la Resolución del ICAC de 10 de febrero de 2021 sobre reconocimiento de ingresos (BOE del 13 de febrero de 2021).
Su artículo 9 dice que el ingreso se reconoce a lo largo del tiempo, según avanzas, si se cumple uno de tres criterios: el cliente recibe y consume el servicio a la vez; el cliente controla el activo a medida que se construye (por ejemplo, una obra en un terreno suyo); o el activo es específico para él, sin uso alternativo, y tienes derecho exigible a cobrar lo hecho hasta la fecha.
El artículo 11 explica cómo medir el avance: con métodos de producto (mediciones, unidades entregadas, hitos) o de recursos (coste incurrido frente al total previsto), y la medición se revisa, como mínimo, al cierre de cada ejercicio. Y el artículo 8.3 añade que, si no puedes medir el avance de forma razonable pero esperas recuperar los costes, solo reconoces ingresos por el importe de los costes incurridos: margen cero. Sin control de costes de obra, ni tu contabilidad puede reconocer margen.
En caja, la obra en curso es dinero que ya has pagado en materiales, nóminas y subcontratas y que aún no puedes ni facturar. Y en la construcción se paga tarde: el periodo medio de pago llegó a 96,5 días en el cuarto trimestre de 2025, según el Observatorio de la Morosidad de CEPYME (abril de 2026). Si tu obra en curso crece cada mes, mira cómo salir de los problemas de liquidez en una empresa de obra o industrial.
La obra en curso negativa es lo contrario: has certificado o cobrado más de lo que has hecho. Es caja a tu favor, pero es trabajo que debes. Si te la gastas en otra cosa, el agujero aparece al final de la obra.
Errores típicos en el control de costes de obra.
- Imputar mal la mano de obra. Repartir las horas a ojo o valorar la hora solo por el salario. El coste hora real lleva la Seguridad Social de la empresa y las horas que pagas y no van a ninguna obra.
- No contar el coste comprometido. El pedido a la subcontrata es coste desde que lo firmas. Si esperas a la factura, la desviación te llega meses tarde.
- Certificar tarde. Lo hecho y no certificado no se factura ni se cobra: es margen en el papel y caja que pones tú.
- Comparar el coste real con el presupuesto total. Llevar gastado el 50 % no dice nada sin saber cuánto has avanzado y cuánto tienes pedido.
- No apuntar modificados y adicionales. Trabajo que no estaba en el presupuesto y que nadie reclama a tiempo.
- Tapar una obra mala con una buena. Si solo miras el total, la que pierde se esconde detrás de la que gana y vuelves a presupuestar igual.
Rentabilidad por proyecto y rentabilidad de una empresa constructora.
La rentabilidad de tu empresa es la suma del margen de cada obra o proyecto menos lo que cuesta la estructura: oficina, dirección, comerciales, nave. Si no sabes el margen de cada obra, no sabes por qué la empresa gana o pierde.
Con el control de costes en marcha, cada cierre te dice qué obras dejan dinero, qué tipo de obra o de cliente se desvía siempre y si el margen de tus ofertas cubre tu estructura. Para esto último, calcula la rentabilidad de tu empresa y compárala con el margen que debería tener.
Si fabricas por pedido, la misma lógica va al escandallo, lo que te cuesta de verdad hacer cada producto: lo tienes en la calculadora de margen y coste de un producto.
Preguntas frecuentes sobre el control de costes de obra.
¿Cómo se lleva el control de costes de una obra?
Con una hoja por obra y una fila por partida: presupuesto, coste real, comprometido, lo que falta por gastar, previsión final y desviación. Se actualiza cada mes con el jefe de obra y administración, junto con el avance.
¿Cómo hacer un control de costes de obra en Excel?
Una pestaña por obra con las columnas de la tabla de arriba y una pestaña resumen con todas las obras abiertas. Excel vale si hay un responsable y una fecha fija de cierre.
¿Cómo se calcula el margen de una obra?
Venta de la obra, con los modificados aprobados, menos su coste total: materiales, mano de obra, subcontratas, maquinaria y gastos generales. Mientras dura, el que importa es el margen previsto a fin de obra.
¿Cómo se contabiliza la obra en curso?
Si la obra cumple alguno de los criterios del artículo 9 de la Resolución del ICAC de 10 de febrero de 2021, el ingreso se reconoce según el grado de avance. Si no puedes medirlo de forma razonable, solo reconoces ingresos hasta los costes incurridos. El asiento, con tu gestoría o tu auditor.
¿Qué es una obra en curso negativa?
Cuando has certificado o cobrado más de lo que has hecho. Es dinero a tu favor, pero es trabajo que debes: cuando toque hacerlo, lo pagarás sin cobrar nada más.
¿Qué son las desviaciones de coste en una obra?
La diferencia, partida a partida, entre lo que vas a gastar al final y lo presupuestado. La que detectas al 30 o al 60 % de avance se corrige. La que descubres al cerrar, se paga.
Monto con tu equipo el cierre del mes, el margen de cada obra y la caja.
Hablamos 30 minutos o haces el diagnóstico en 3 minutos. Te digo por dónde empezaría y te doy precio cerrado. Lo montamos con tu jefe de administración y tus jefes de obra, con tu gestoría y tu ERP, y tu equipo aprende a llevarlo. Cada mes decides tú.
Así trabajo en mis servicios de dirección financiera externa.